- Tài nguyênSử dụng Sản phẩmCông cụ trực tuyến
VN
Một ngân hàng ở Singapore đã tiết kiệm hơn 30.000 giờ mỗi năm bằng cách tự động hóa các tác vụ thông thường với RPA, theo Nghiên cứu điển hình của Deloitte. Loại tác động đó không chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn, các nhóm nhỏ hơn hiện đang sử dụng Tự động hóa quy trình robot rpa để cắt giảm công việc thủ công, giảm lỗi và tăng tốc các công việc từng mất hàng giờ. Điều ngạc nhiên thực sự là các công cụ "robot" này thường chạy đằng sau hậu trường mà không cần mã. Thay vì xây dựng phần mềm phức tạp, bạn có thể sử dụng bot kéo và thả để xử lý các tác vụ như nhập dữ liệu, đối sánh hóa đơn hoặc di chuyển tệp giữa các ứng dụng.
Đối với hầu hết mọi người, nỗi đau không phải là học một công nghệ mới, mà là lãng phí thời gian sao chép dữ liệu giữa các hệ thống, theo dõi lỗi hoặc xử lý các quy tắc lặp đi lặp lại. RPA giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép bạn tự động hóa các bước đó mà không cần lập trình. Bạn thiết lập logic, bot nhấp chuột và nhập giống như con người, nhưng nhanh hơn nhiều. Hướng dẫn này phân tích ý nghĩa thực sự của RPA, cách thức hoạt động trong thực tế và những rủi ro hoặc sai lầm mà người mới bắt đầu nên đề phòng. Từ thiết lập đơn giản của một người đến quy trình làm việc nhóm, đây là cách bạn có thể bắt đầu sử dụng tự động hóa quy trình robot để tiết kiệm hàng giờ và tránh đau đầu thông thường.
Đang chờ tạo hình ảnh: Minh họa blog cho phần "RPA (Tự động hóa quy trình robot) thực sự có nghĩa là gì?" Lý do: Hình ảnh AI thế hệ trả về không có hình ảnh có thể sử dụng được và không có sẵn dự phòng
RPA, hay tự động hóa quy trình robot, có nghĩa là sử dụng phần mềm "bot" để thực hiện các tác vụ máy tính thông thường mà mọi người thường làm bằng tay. Các bot này có thể nhấp, nhập, sao chép và di chuyển tệp giữa các ứng dụng, tuân theo các quy tắc rõ ràng mà bạn đặt ra, không cần mã hóa. Ví dụ: bot có thể sao chép dữ liệu từ email vào bảng tính hoặc xử lý hóa đơn trong hệ thống kế toán của bạn.
Tự động hóa truyền thống thường cần lập trình viên viết tập lệnh hoặc xây dựng tích hợp tùy chỉnh. Với RPA, trọng tâm chuyển sang các bước dựa trên quy tắc và logic mà bạn có thể thiết lập mà không cần kỹ năng kỹ thuật chuyên sâu. Hầu hết các nền tảng đều cung cấp các công cụ no-code hoặc low-code, vì vậy bạn kéo và thả các hành động thay vì viết các dòng mã. Bot hoạt động giống như một người nhưng không cảm thấy mệt mỏi hoặc mất tập trung.
| Tự động hóa truyền thống | RPA Tự động hóa quy trình bằng robot |
|---|---|
| Cần mã hóa | Công cụ No-code/Low-code |
| Được xây dựng cho một hệ thống | Hoạt động trên các ứng dụng/màn hình |
| Thay đổi rất phức tạp | Quy tắc có thể thay đổi nhanh chóng |
Nguồn: Đường dẫn UiPath, Wikipedia tiếng Việt
Bot phần mềm là một chương trình tuân theo các bước của bạn, chẳng hạn như đăng nhập vào trang web, nhập dữ liệu hoặc kiểm tra báo cáo. Nền tảng điều phối quản lý các bot này trên quy mô lớn, vì vậy bạn có thể lên lịch, giám sát và cập nhật các tác vụ cho toàn bộ nhóm. Các công cụ như Đường dẫn UiPath và Tự động hóa mọi nơi phổ biến trong các doanh nghiệp lớn.
Lý do chính RPA tự động hóa quy trình robot có mặt ở khắp mọi nơi hiện nay là chi phí và tốc độ. Các công ty tiết kiệm hàng nghìn giờ mỗi năm bằng cách cắt giảm công việc thủ công, nhàm chán. Bot mở rộng quy mô nhanh chóng, một người có thể khởi chạy hàng chục robot cùng một lúc và họ không cần nghỉ ngơi hoặc làm thêm giờ. Đó là lý do tại sao các ngân hàng, bệnh viện và thậm chí cả các văn phòng nhỏ hiện đang sử dụng RPA để dẫn đầu.
Sức mạnh thực sự của tự động hóa quy trình robot rpa đến từ việc chia nhỏ các tác vụ thông thường và cho phép bot xử lý chúng mà không có lỗi hoặc mệt mỏi của con người. Bạn bắt đầu bằng cách chọn đúng quy trình, xây dựng một bot phù hợp với nhu cầu của bạn, sau đó đưa nó vào hoạt động, theo dõi các vấn đề khi nó chạy.
Không phải mọi công việc đều phù hợp với tự động hóa. Mục tiêu tốt nhất là các tác vụ lặp đi lặp lại mà các quy tắc hiếm khi thay đổi, chẳng hạn như sao chép dữ liệu từ email sang bảng tính hoặc cập nhật hồ sơ trong CRM. Nếu bạn xử lý các thói quen khối lượng lớn, hãy nghĩ đến xử lý hóa đơn hoặc bảng lương, RPA có ý nghĩa nhất. Điều quan trọng là tìm các bước sử dụng logic rõ ràng và tuân theo các mẫu có thể dự đoán được. Các nhiệm vụ có ngoại lệ hoặc phán đoán sáng tạo thường không hoạt động tốt.
Hầu hết người mới bắt đầu sử dụng các công cụ no-code cho phép bạn kéo khối, đặt hành động và kiểm tra luồng một cách trực quan. Đối với các tình huống phức tạp, bạn có thể thêm tập lệnh để xử lý các trường hợp đặc biệt hoặc kết nối với API. Thiết lập bot có nghĩa là ánh xạ từng hành động: nhấp vào đâu, nhập gì, cách xử lý cửa sổ bật lên. Bạn có thể sử dụng các nền tảng như UiPath hoặc Automation Anywhere để thiết lập lớn hơn hoặc các công cụ đơn giản hơn cho các công việc một lần.
Trước khi đi vào hoạt động, hãy chạy thử nghiệm để phát hiện lỗi. Xác thực rằng mọi bước đều hoạt động như mong đợi, không có trường bị bỏ qua hoặc nhấp chuột sai. Sau khi triển khai, hãy tiếp tục theo dõi các lỗi như đăng nhập không thành công hoặc thay đổi bố cục. Bước quan trọng nhất là Thiết lập cảnh báo và nhật ký theo thời gian thực, để bạn phát hiện sự cố trước khi chúng xuất hiện. RPA bot cần kiểm tra thường xuyên, không chỉ thiết lập một lần.
Chọn đúng nhiệm vụ quan trọng hơn việc chọn bất kỳ công cụ nào. Nếu bạn tự động hóa sai quy trình, bạn sẽ lãng phí thời gian và cuối cùng sẽ đau đầu hơn. Dưới đây là cách phát hiện quy trình làm việc nào trong công ty của bạn đã sẵn sàng cho rpa tự động hóa quy trình robot và quy trình nào sẽ chỉ làm hỏng bot của bạn.
Các quy trình sử dụng dữ liệu có cấu trúc và tuân theo các bước rõ ràng là ứng cử viên tốt nhất. Hãy nghĩ về các tác vụ lặp lại hàng ngày, chẳng hạn như sao chép hồ sơ khách hàng từ hệ thống này sang hệ thống khác hoặc gửi hóa đơn. Nếu mọi người mắc nhiều lỗi khi thực hiện các tác vụ này bằng tay, bot có thể giúp cắt lỗi nhanh chóng. Ví dụ: các ngân hàng thường sử dụng RPA để kiểm tra dữ liệu trên các cơ sở dữ liệu khác nhau, trong đó mọi trường đều tuân theo một định dạng đã đặt (trường hợp ngân hàng UiPath). Khi quy trình không thay đổi và các quy tắc vẫn đơn giản, RPA là lựa chọn phù hợp.
Bot phải vật lộn với thông tin phi cấu trúc, chẳng hạn như email có định dạng hỗn hợp hoặc hình ảnh cần con người xem xét. Nếu quy trình làm việc của bạn có ngoại lệ hàng tuần hoặc các quy tắc liên tục thay đổi, tự động hóa nó có thể sẽ tốn nhiều chi phí hơn tiết kiệm. Một ví dụ điển hình là phiếu hỗ trợ khách hàng, trừ khi tất cả các câu hỏi tuân theo cùng một khuôn mẫu, bot không thể theo kịp. Cố gắng tự động hóa các công việc lộn xộn, thay đổi nhanh thường dẫn đến lãng phí công sức.
Ước tính lượng thời gian bạn dành bây giờ. Nếu một tác vụ mất 10 giờ một tuần và bạn trả 30 đô la / giờ, tự động hóa sẽ tiết kiệm 300 đô la mỗi tuần. Nhưng thêm chi phí để thiết lập và bảo trì bot. Nếu cập nhật thường xuyên, chi phí bảo trì cao hơn. RPA hoạt động tốt nhất khi tiết kiệm được nhiều hơn chi phí thiết lập và bảo trì. Luôn tính đến tỷ lệ lỗi, sửa lỗi có thể xóa đi lợi ích của bạn. Để biết thêm ví dụ, hãy xem hướng dẫn RPA của Gartner.
Tham gia rpa tự động hóa quy trình robot có thể hấp dẫn, nhưng bỏ qua việc lập kế hoạch cẩn thận dẫn đến lãng phí công sức và sửa chữa tốn kém. Nhiều nhóm gặp rắc rối do tự động hóa sai quy trình, bỏ qua bảo mật hoặc không kiểm tra bot đúng cách. Biết được những cạm bẫy này có nghĩa là bạn có thể xây dựng tự động hóa thực sự hoạt động và tránh đau đầu.
Hầu hết các lỗi bắt đầu từ việc lựa chọn quy trình kém. Tự động hóa các tác vụ lộn xộn, không thể đoán trước, như xử lý các ngoại lệ trong email của khách hàng, thường phản tác dụng. Bot hoạt động tốt nhất trên các bước thông thường, dựa trên quy tắc. Một sai lầm phổ biến khác là bỏ qua sự ủng hộ của các bên liên quan. Nếu những người sử dụng quy trình không tham gia, bot có thể bỏ lỡ các chi tiết chính hoặc tạo công việc thủ công mới. Bạn có thể thấy những vấn đề này trong các nghiên cứu điển hình thực tế của công ty tại câu chuyện RPA của UiPath.
Nhiều thiết lập tự động hóa quy trình robot rpa liên quan đến dữ liệu nhạy cảm. Nếu bot xử lý bảng lương, hồ sơ khách hàng hoặc thông tin tài chính, các biện pháp kiểm soát truy cập cẩu thả có thể làm lộ các tệp bí mật. Việc thiếu dấu vết kiểm tra khiến việc theo dõi ai đã thay đổi nội dung trở nên khó khăn. Các công ty nên yêu cầu bot ghi nhật ký mọi hành động và sử dụng các quyền nghiêm ngặt, như được hiển thị trong hướng dẫn bảo mật RPA của Gartner.
Thử nghiệm và xác thực quan trọng hơn hầu hết mọi người mong đợi. Việc bỏ qua các lần chạy thử nghiệm và thử nghiệm trực tiếp thường dẫn đến việc bot bị hỏng sau khi khởi chạy. Bảo trì liên tục cũng quan trọng không kém, các quy tắc kinh doanh thay đổi và bot cần cập nhật. Giữ danh sách kiểm tra cho từng tự động hóa giúp phát hiện sớm sự cố. Để biết thêm mẹo, hãy xem các phương pháp hay nhất của Automation Anywhere.
RPA tự động hóa quy trình robot xử lý các tác vụ cố định, dựa trên quy tắc, như sao chép dữ liệu, di chuyển tệp hoặc nhấp qua biểu mẫu. Nó tuân theo logic rõ ràng mà bạn đã đặt. Mặt khác, AI học các mẫu từ dữ liệu và thích ứng. AI tốt hơn trong các tác vụ như nhận dạng hình ảnh hoặc sắp xếp tài liệu lộn xộn. Sự khác biệt chính là RPA làm chính xác những gì bạn nói, trong khi AI tìm ra mọi thứ từ các ví dụ.
| Loại tự động hóa | Phương pháp cốt lõi | Trường hợp sử dụng tốt nhất |
|---|---|---|
| RPA | Quy tắc bạn đặt | Nhấp chuột lặp đi lặp lại |
| AI | Học hỏi từ dữ liệu | Thông tin phi cấu trúc |
Bạn nhận được nhiều sức mạnh hơn bằng cách kết hợp cả hai. Ví dụ: AI đọc hóa đơn RPA di chuyển dữ liệu vào hệ thống của bạn. Chatbot sử dụng AI để hiểu các câu hỏi, sau đó RPA xử lý các hành động tiếp theo. Sự kết hợp này giúp tiết kiệm thời gian nhưng có thể phức tạp, AI cần dữ liệu đào tạo tốt và sai lầm có thể lọt qua.
RPA phải vật lộn với dữ liệu lộn xộn, không thể đoán trước. Nếu nhiệm vụ thay đổi thường xuyên hoặc cần phán đoán, RPA sẽ không thể cắt giảm nó. Mở rộng quy mô có thể yêu cầu các công cụ như DICloak cho quy trình làm việc nhóm hoặc các nền tảng AI tiên tiến hơn.
Chạy rpa tự động hóa quy trình robot trên nhiều tài khoản nghe có vẻ dễ dàng, cho đến khi một nền tảng cấm bạn vì "hoạt động bất thường". Hầu hết các trang web theo dõi dấu vân tay của trình duyệt, địa chỉ IP và mẫu đăng nhập. Nếu hai tài khoản chia sẻ dấu vân tay hoặc IP, chúng có thể được liên kết và hạn chế. Mất quyền truy cập hoặc rò rỉ dữ liệu đột ngột thường đến từ một điểm yếu: cách ly tài khoản kém.
Bạn có thể sử dụng các công cụ như DICloak để giữ cho mỗi tài khoản thực sự riêng biệt. DICloak tạo hồ sơ trình duyệt duy nhất cho mọi tài khoản, mỗi tài khoản có dấu vân tay và proxy riêng. Điều này phá vỡ mô hình "liên kết" mà các nền tảng sử dụng để chặn tự động hóa. Khi bạn xoay proxy và tự động hóa các tác vụ, các tài khoản sẽ bị cô lập và các lệnh cấm ít phổ biến hơn nhiều.
Quản lý rpa tự động hóa quy trình robot trong một nhóm nhanh chóng trở nên lộn xộn. DICloak cho phép bạn chia sẻ hồ sơ một cách an toàn, đặt ai có thể truy cập nội dung và theo dõi mọi thay đổi. Hoạt động hàng loạt và RPA tích hợp có nghĩa là bạn có thể tự động hóa công việc trên các tài khoản mà không mất kiểm soát hoặc rò rỉ dữ liệu.
Tự động hóa quy trình robot (RPA) có sức hút thực sự khi nó giải quyết các nhiệm vụ nhàm chán, có thể lặp lại làm tiêu hao thời gian của nhóm. Nhưng không phải quy trình làm việc nào cũng phù hợp, xem những gì hoạt động (và nơi mọi thứ bị hỏng) là cách nhanh nhất để tránh lãng phí công sức.
Trong tài chính, tự động hóa quy trình robot RPA tỏa sáng khi bot xử lý hóa đơn hoặc đối chiếu tài khoản. Bot có thể lấy dữ liệu từ email, khớp hóa đơn với đơn đặt hàng và cập nhật hệ thống ERP, giải phóng các nhà phân tích cho công việc cần phán đoán. Trong thương mại điện tử, RPA bot nhập đơn đặt hàng từ biểu mẫu web vào các công cụ kiểm kê, kích hoạt vận chuyển và đồng bộ hóa số trên các nền tảng. Những trường hợp sử dụng này thành công vì các bước rõ ràng và các quy tắc hiếm khi thay đổi. Bạn có thể tìm thêm các ví dụ về tài chính và thương mại điện tử RPA trên các nghiên cứu điển hình của UiPath và trang web Automation Anywhere.
Các vấn đề xảy ra khi các nhóm cố gắng tự động hóa các quy trình lộn xộn, thay đổi. Tự động hóa quá mức gây đau đầu, mỗi khi màn hình thay đổi, bot sẽ bị hỏng. Bỏ qua cách mọi người thực sự sử dụng các công cụ sẽ khiến mọi thứ trở nên tồi tệ hơn. Một số dự án bỏ qua quản lý thay đổi, vì vậy nhân viên phải chiến đấu với quy trình mới hoặc bỏ qua bot. Bài học phổ biến nhất: đừng tự động hóa những gì bạn chưa dọn dẹp. Gartner và Forrester đều nêu bật những thất bại này.
Bắt đầu bằng cách theo dõi các bước mà mọi người sao chép-dán, chờ phê duyệt hoặc chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng. Đây là những nút thắt cổ chai đã chín muồi để tự động hóa. Phác thảo lượng thời gian bị mất và những sai lầm tốn kém. Nếu lợi nhuận rõ ràng, hãy kiểm tra bot trên một nhiệm vụ nhỏ trước khi mở rộng quy mô. Đối với thiết lập nhóm, các công cụ như DICloak hỗ trợ hành động hàng loạt và chuyển giao tài khoản an toàn, đặc biệt là khi tự động hóa trình duyệt vấn đề.
Đặt mục tiêu và xây dựng bot RPA đầu tiên của bạn Nhảy vào rpa tự động hóa quy trình robot hoạt động tốt nhất khi bạn bắt đầu với một nhiệm vụ rõ ràng, nhàm chán mà bạn luôn sợ hãi. Hãy nghĩ đến việc nhập dữ liệu hóa đơn, sao chép thông tin khách hàng hoặc cập nhật bảng tính. Chọn một quy trình dựa trên quy tắc và không thay đổi nhiều hàng ngày. Khi chọn một công cụ RPA, hãy tìm cách thiết lập dễ dàng và logic kéo và thả. Các công cụ như UiPath và Automation Anywhere cho phép bạn xây dựng bot một cách trực quan, vì vậy bạn không cần phải viết mã. Nếu bạn đang làm việc một mình, hãy sử dụng các phiên bản miễn phí hoặc dùng thử cho đến khi bạn thấy giá trị thực sự.
Thử nghiệm, thay đổi quy mô và đo lường thành công Đừng khởi chạy bot và mong đợi kết quả ngay lập tức. Bắt đầu với một dự án thử nghiệm, chạy bot của bạn trong một tuần trên một mẫu nhỏ, sau đó kiểm tra lỗi và các bước bị bỏ lỡ. Tạo vòng phản hồi: yêu cầu đồng nghiệp nhập liệu, sửa lỗi và chạy lại thử nghiệm. Đặt KPI rõ ràng như tiết kiệm thời gian, giảm lỗi hoặc số giờ tự động. Chiến thắng nhỏ rất quan trọng, vì vậy hãy theo dõi các thay đổi và ghi lại bất kỳ điều chỉnh quy trình nào để tham khảo. Bạn sẽ phát hiện ra lỗ hổng nhanh hơn theo cách này.
Tránh sai lầm cho người mới bắt đầu và lập kế hoạch phát triển Nếu bỏ qua tài liệu, bạn sẽ gặp khó khăn khi mở rộng quy mô. Viết ra từng bước bot của bạn thực hiện, bao gồm chi tiết đăng nhập và các trường hợp đặc biệt. Khi quy trình của bạn bắt đầu thay đổi hoặc khối lượng tăng lên, hãy lập kế hoạch quản lý thay đổi. Điều đó có nghĩa là cập nhật logic bot và đào tạo người dùng. Chỉ chuyển sang các công cụ nâng cao, như bảng điều khiển nhóm hoặc bot dựa trên API, khi thiết lập cơ bản của bạn hoạt động đáng tin cậy. Có được nền tảng phù hợp sẽ ngăn ngừa những vấn đề đau đầu trong tương lai.
Không, RPA tự động hóa quy trình bằng robot khác với AI. RPA sử dụng các quy tắc đã đặt để sao chép hành động của con người, chẳng hạn như nhấp vào nút hoặc di chuyển tệp. Nó không học hoặc đưa ra lựa chọn. AI có thể phân tích dữ liệu, tìm hiểu các mẫu và đưa ra quyết định. RPA là tốt nhất cho các tác vụ đơn giản, có thể lặp lại, trong khi AI xử lý công việc phức tạp hơn, thay đổi hơn.
Một sai lầm lớn là chọn sai nhiệm vụ cho tự động hóa quy trình robot rpa, chẳng hạn như cố gắng tự động hóa công việc thường thay đổi hoặc cần phán đoán của con người. Bỏ qua kiểm tra thích hợp là một cạm bẫy khác. Nếu bạn không kiểm tra bot với dữ liệu thực trước, bạn có thể tìm thấy các lỗi sau này khó sửa hơn và tốn kém hơn.
Tự động hóa quy trình robot RPA không chỉ dành cho các công ty lớn. Các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng RPA để xử lý các công việc cơ bản, lặp đi lặp lại, như nhập dữ liệu hoặc gửi hóa đơn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và cắt giảm chi phí. Nhiều công cụ RPA có giá cả phải chăng và dễ sử dụng, ngay cả đối với các nhóm có ít hoặc không có nhân viên CNTT.
Để giữ an toàn cho bot RPA, hãy sử dụng phần mềm có kiểm soát truy cập mạnh mẽ. Chỉ những người phù hợp mới nên chạy hoặc thay đổi bot. Các công cụ tốt cũng có nhật ký kiểm tra để theo dõi những gì bot làm. Luôn sử dụng mã hóa cho dữ liệu nhạy cảm trong các dự án tự động hóa quy trình robot rpa. Kiểm tra xem phần mềm của bạn có đáp ứng các quy tắc cho ngành của bạn hay không, như GDPR hoặc HIPAA.
Bạn không cần phải là một lập trình viên để bắt đầu với rpa tự động hóa quy trình robot. Các kỹ năng cơ bản trong phân tích quy trình giúp bạn xác định các tác vụ cần tự động hóa. Nhiều công cụ RPA không cần mã, vì vậy bạn chỉ cần sẵn sàng tìm hiểu phần mềm mới. Đọc hướng dẫn sử dụng và xem hướng dẫn có thể nhanh chóng giúp bạn bắt đầu.
RPA đang thay đổi cách thức hoạt động của doanh nghiệp bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, nâng cao hiệu quả và giảm lỗi. Khi các tổ chức tiếp tục áp dụng tự động hóa quy trình bằng robot, họ sẽ đạt được lợi thế cạnh tranh thông qua quy trình làm việc đơn giản hóa và cải thiện năng suất. Dùng thử DICloak miễn phí
