- Tài nguyênCông cụ trực tuyến
VN
Các tệp PDF cảm thấy vô hại. Chúng gọn gàng, quen thuộc và là một phần của cuộc sống hàng ngày. Hóa đơn, hợp đồng, mẫu đơn, hồ sơ bệnh án, báo cáo. Chúng tôi mở chúng mà không cần suy nghĩ thêm.
Đó chính xác là lý do tại sao chúng là một rủi ro bảo mật.
Một tệp PDF không được bảo vệ duy nhất có thể được sao chép, chỉnh sửa, chuyển tiếp, chụp màn hình hoặc khai thác dữ liệu nhạy cảm trong vài giây. Và hầu hết các vụ rò rỉ dữ liệu không đến từ các vụ hack kịch tính, chúng đến từ các giám sát nhỏ, có thể ngăn chặn được.
Tin tốt? Bạn không cần phải làm việc trong bộ phận CNTT để bảo vệ tài liệu của mình. Một vài cài đặt và thói quen đơn giản có thể tạo ra sự khác biệt lớn .
Hãy chia nhỏ nó.
Hầu hết các công cụ PDF hiện đại đều bao gồm các cài đặt bảo mật giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm, cho phép bạn kiểm soát quyền truy nhập và giảm nguy cơ lạm dụng.
Mật khẩu là một trong những cách hiệu quả nhất để kiểm soát quyền truy cập vào PDF.
Mật khẩu mạnh rất quan trọng vì mật khẩu yếu có thể bị đoán hoặc bẻ khóa nhanh chóng. Mật khẩu an toàn phải dài và bao gồm kết hợp chữ hoa và chữ thường, số và ký hiệu.
Có hai loại mật khẩu chính được sử dụng với PDF:
Sử dụng cả hai loại cùng nhau giúp bạn quản lý ai có thể mở tệp và họ có thể làm gì với tệp đó.
Các phương pháp mật khẩu tốt bao gồm:
Đối với các tài liệu đặc biệt nhạy cảm, một số nền tảng hỗ trợ xác thực đa yếu tố. Điều này bổ sung thêm một bước xác minh khác, chẳng hạn như mã được gửi đến điện thoại, khiến việc truy cập trái phép trở nên khó khăn hơn.
Khi thông tin nhạy cảm cần được xóa khỏi PDF, việc biên tập thích hợp là điều cần thiết.
Biên tập thực sẽ xóa vĩnh viễn nội dung được chọn khỏi tài liệu. Chỉ cần che văn bản bằng hình dạng hoặc thay đổi màu văn bản sẽ không xóa dữ liệu cơ bản và có thể khiến dữ liệu đó có thể khôi phục được.
Giảm an toàn bao gồm:
Trong nhiều tình huống, giảm rủi ro cũng có nghĩa là hạn chế số lượng tài liệu bạn chia sẻ ngay từ đầu. Nếu chỉ một phần của tệp có liên quan, sẽ an toàn hơn nếu chỉ gửi các trang đó thay vì toàn bộ PDF.
Đảm bảo rằng cả nhóm của bạn biết cách trích xuất các trang riêng lẻ từ PDF bằng SmallPDF hoặc một công cụ tương tự, để họ có thể nhanh chóng tách nội dung an toàn khỏi các phần chứa thông tin bí mật.
Điều quan trọng nữa là xóa siêu dữ liệu ẩn có thể chứa thông tin nhạy cảm bổ sung. Biên tập thích hợp, kết hợp với kiểm soát cẩn thận các trang được chia sẻ, giúp đảm bảo rằng không thể khôi phục thông tin cá nhân, số nhận dạng và dữ liệu tài chính.
Mã hóa bảo vệ nội dung của PDF bằng cách chuyển đổi dữ liệu thành dạng không thể đọc được nếu không có sự cho phép thích hợp. Nếu một tệp bị chặn, mã hóa sẽ giúp đảm bảo thông tin vẫn được bảo vệ.
Mã hóa đặc biệt quan trọng đối với các tài liệu có chứa thông tin tài chính, dữ liệu cá nhân, nội dung pháp lý hoặc tài liệu kinh doanh bí mật.
Có hai loại mã hóa PDF phổ biến:
Để bảo vệ mạnh mẽ, nhiều công cụ cung cấp mã hóa AES 256-bit, được công nhận rộng rãi là mức độ bảo mật cao. Để ngăn chặn các vấn đề truy cập, sẽ rất hữu ích khi đảm bảo tệp PDF được mã hóa tương thích với trình đọc PDF tiêu chuẩn. Kiểm tra tệp trên một thiết bị khác trước khi chia sẻ có thể giúp xác nhận điều này.
Trong nhiều tình huống, người nhận chỉ cần đọc một tài liệu chứ không phải thay đổi nó. Cài đặt bảo mật PDF cho phép bạn giới hạn những gì người khác có thể làm với tệp.
Bạn có thể hạn chế:
Các biện pháp kiểm soát này giúp duy trì tính toàn vẹn của tài liệu, đặc biệt là đối với các báo cáo, hợp đồng, chính sách và tài liệu chính thức đã được hoàn thiện.
Một số tổ chức cũng sử dụng các công cụ quản lý quyền kỹ thuật số để thực thi các biện pháp kiểm soát bổ sung, chẳng hạn như giới hạn quyền truy cập vào một số thiết bị hoặc khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên, ngay cả các hạn chế quyền cơ bản cũng cung cấp sự bảo vệ có ý nghĩa chống lại các thay đổi trái phép.
Hình mờ và công cụ theo dõi bổ sung khả năng hiển thị và trách nhiệm giải trình cho các tài liệu được chia sẻ.
Hình mờ hiển thị, chẳng hạn như "Bí mật" hoặc tên hoặc địa chỉ email của người nhận, có thể ngăn chặn việc chia sẻ trái phép. Hình mờ vô hình nhúng thông tin nhận dạng có thể giúp truy tìm nguồn rò rỉ.
Các công cụ theo dõi tài liệu có thể hiển thị khi nào PDF đã được mở, tần suất xem PDF hoặc đã được tải xuống hay chưa. Những thông tin chuyên sâu này có thể giúp các tổ chức hiểu cách tài liệu đang được sử dụng.
Các biện pháp bảo mật phải được thực hiện mà không ảnh hưởng đến khả năng đọc hoặc khả năng sử dụng. Hình mờ rõ ràng nhưng không phô trương thường là hiệu quả nhất.
Chữ ký số là một cách đơn giản để xây dựng niềm tin vào PDF. Chúng cho biết ai đã ký tài liệu và giúp xác nhận rằng không có gì thay đổi kể từ khi nó được ký.
Sau khi tệp được ký số, bất kỳ chỉnh sửa nào được thực hiện sau đó sẽ kích hoạt cảnh báo ở trạng thái chữ ký. Điều đó giúp bạn dễ dàng phát hiện ra sự giả mạo hoặc thay đổi bất ngờ.
Điều này đặc biệt hữu ích cho các hợp đồng, phê duyệt và các tài liệu chính thức khác mà tính chính xác quan trọng. Sử dụng nền tảng chữ ký điện tử đáng tin cậy cũng giúp đảm bảo chữ ký đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý và chuyên nghiệp.
Khi bạn nhận được tệp PDF đã ký, hãy dành một chút thời gian để kiểm tra trạng thái chữ ký trong trình đọc PDF của bạn. Nó sẽ nhanh chóng hiển thị liệu chữ ký có hợp lệ hay tài liệu đã bị thay đổi hay không.
Bảo mật tài liệu mạnh mẽ cũng phụ thuộc vào thói quen và nhận thức liên tục. Các hành động hàng ngày đóng một vai trò quan trọng trong việc giảm rủi ro lâu dài.
Các tệp PDF cảm thấy an toàn, đó chính xác là lý do tại sao những kẻ lừa đảo thích sử dụng chúng. Hóa đơn giả, thông báo giao hàng hoặc tài liệu được chia sẻ có thể trông hoàn toàn bình thường trong khi ẩn liên kết hoặc tệp đính kèm có hại.
Một số tệp cố gắng lừa bạn nhấp vào liên kết dẫn đến trang đăng nhập giả mạo. Một số khác có thể chứa nội dung nhúng cài đặt phần mềm độc hại. Các cuộc tấn công ransomware thường bắt đầu bằng việc ai đó mở tệp đính kèm mà họ không đặt câu hỏi vào thời điểm đó.
Một vài thói quen nhỏ có thể làm giảm nguy cơ:
Hầu hết các cuộc tấn công dựa vào con người di chuyển quá nhanh, không phải vào các thủ thuật kỹ thuật phức tạp.
Chia sẻ tệp PDF thông qua các kênh không an toàn có thể gây khó khăn cho việc kiểm soát ai sẽ có quyền truy cập. Sau khi một tệp được chuyển tiếp hoặc tải xuống, tệp đó có thể dễ dàng vượt ra ngoài đối tượng ban đầu. Sử dụng các công cụ chia sẻ an toàn giúp kiểm soát và hiển thị nhiều hơn.
Nền tảng lưu trữ đám mây với mã hóa tích hợp cung cấp một cách an toàn hơn để lưu trữ và chia sẻ tài liệu. Thay vì đính kèm tệp trực tiếp vào email, việc gửi liên kết truy cập cho phép bạn quản lý quyền hiệu quả hơn. Các tính năng như ngày hết hạn cho tài liệu được chia sẻ và giới hạn tải xuống hoặc in giúp giảm nguy cơ tệp bị lưu, sao chép hoặc phân phối lại mà không được phép.
Các kiểm soát này giúp dễ dàng đảm bảo rằng chỉ những người nhận dự định mới có thể truy cập tài liệu, ngay cả sau khi tài liệu đã được chia sẻ.
Nhiều người mở và chia sẻ tệp PDF trên điện thoại hoặc máy tính bảng của họ. Mặc dù tiện lợi, nhưng thiết bị di động có thể làm tăng rủi ro nếu chúng bị mất, bị đánh cắp hoặc sử dụng trên các mạng không an toàn.
Bám sát các ứng dụng PDF đáng tin cậy, khóa thiết bị của bạn bằng mật mã hoặc bảo mật sinh trắc học và tránh lưu trữ các tệp nhạy cảm ở những vị trí không an toàn. Wi-Fi công cộng cũng có thể làm lộ dữ liệu của bạn, vì vậy hãy sử dụng mạng riêng ảo hoặc đợi kết nối an toàn trước khi truy cập các tài liệu quan trọng.
Bảo mật PDF được kết nối chặt chẽ với các yêu cầu pháp lý và quy định. Các quy định như GDPR và HIPAA yêu cầu các tổ chức bảo vệ thông tin cá nhân và nhạy cảm. Việc không bảo mật tài liệu có thể dẫn đến tiền phạt, hậu quả pháp lý và tổn hại đến danh tiếng.
Sử dụng mã hóa, kiểm soát truy cập, biên tập và chia sẻ an toàn hỗ trợ tuân thủ. Việc xem xét thường xuyên các hoạt động xử lý tài liệu là rất quan trọng khi các quy định và tiêu chuẩn tiếp tục phát triển.
Chỉ riêng công nghệ không thể ngăn chặn mọi rủi ro. Ngay cả các tính năng bảo mật tốt nhất cũng có thể bị phá hoại bởi sự giám sát hàng ngày. Thói quen nhất quán của người dùng đóng một vai trò quan trọng trong việc giữ an toàn cho tài liệu PDF theo thời gian.
Các phương pháp hữu ích bao gồm:
Bảo vệ PDF không phải làm gián đoạn năng suất. Bằng cách sử dụng các tính năng bảo mật tích hợp và duy trì thói quen nhất quán, các cá nhân và tổ chức có thể giảm đáng kể nguy cơ rò rỉ dữ liệu và truy cập trái phép.
Với cách tiếp cận phù hợp, bảo mật tài liệu trở thành một phần thường xuyên trong công việc hàng ngày, hỗ trợ cả hiệu quả và bảo vệ lâu dài thông tin nhạy cảm.
