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Preparar un documento personal para su uso en el extranjero puede parecer como navegar por una carrera de obstáculos burocráticos. Entre apostillas, notarizaciones y traducciones certificadas, es fácil perder una fecha límite o pasar por alto un sello que importa. Esta guía lo guía a través del proceso en un inglés sencillo, específicamente certificados de nacimiento, matrimonio y corte, para que su documentación llegue al escritorio correcto la primera vez.
Imagínese presentar su certificado de matrimonio de EE. UU. a un municipio italiano o enviar un registro de nacimiento colombiano a inmigración de EE. UU. Dos barreras separadas se interponen en su camino:
Para los 132 países que han firmado la Convención de la Apostilla de La Haya de 1961, la legalización se simplifica a una sola página llamada apostilla. En todas partes, se requiere una "legalización en cadena" consular más compleja. Una vez que el documento es reconocido legalmente, una traducción certificada ofrece precisión lingüística y, cuando es necesario, el sello de un notario otorga autoridad adicional. Para las personas y organizaciones que navegan por ambos pasos de manera eficiente, la asistencia profesional como https://www.rapidtranslate.org/apostille-translation ofrece una solución perfecta que combina el manejo experto de la apostilla con la traducción certificada para garantizar que sus documentos cumplan con todos los requisitos internacionales.
Comience con originales limpios y escaneables o copias certificadas emitidas por la autoridad pertinente (oficina estatal de registros vitales, secretario del condado o tribunal). Muchas oficinas de apostilla rechazarán documentos que muestren manchas, bordes rotos o tinta descolorida, así que solicite copias nuevas si las suyas se ven peor por el desgaste.
Algunos estados de California es un ejemplo típico de apostilla solo copias certificadas de registros vitales. Otros, como Texas, apostillarán el original si la firma del registrador está archivada. Verifique la regla de su estado antes de enviar cualquier cosa durante la noche.
Antes de pagar cualquier tasa, compruebe si el país receptor es un participante de La Haya. Una búsqueda de dos minutos en el sitio web de HCCH confirma el estado. Si el país es miembro, necesita la apostilla; si no, prepárese para la legalización de cadena más larga que involucra al secretario de estado, el Departamento de Estado de EE. UU. y el consulado del destino.
Bangladesh se unió en 2023, mientras que China se unió en 2023, pero aplica la Convención solo a Hong Kong y Macao. Estos matices son importantes, así que siempre lea las notas de "Solicitud territorial" en la lista de HCCH, no solo la entrada principal del país.
La autoridad competente depende del lugar donde se haya expedido el documento:
La mayoría de las oficinas estatales le permiten solicitar la apostilla por correo, en persona o por mensajería. Las tarifas oscilan entre $ 5 y $ 25 por documento, aunque Nueva York cobra $ 3 y Connecticut cobra $ 40, lo que demuestra la variación.
Traiga o envíe por correo:
Los tiempos de procesamiento pueden ser tan rápidos como el servicio sin cita previa en el mismo día (Georgia, por ejemplo) o tan lentos como cuatro semanas por correo (California durante la temporada alta de visas). Si tiene una fecha límite, pague el servicio de mensajería al día siguiente en ambos sentidos y, si está permitido, actualice al procesamiento "exprés".
Una vez que tenga el documento apostillado en la mano (o mientras está en tránsito), alinee su traducción. La apostilla debe traducirse junto con el certificado subyacente como un solo paquete; Presentar solo el certificado de nacimiento sin su apostilla casi siempre desencadenará un rechazo.
Para inmigración, admisión a la universidad o uso en la corte, elija una empresa que ofrezca traducciones humanas, palabra por palabra, acompañadas de una certificación firmada. Servicios como Rapid Translate brindan una "Garantía de aceptación del 100% de USCIS" y entregan certificados de una página en 24 horas, con certificación notarial disponible por alrededor de $ 20 adicionales. Existen proveedores comparables, pero confirman tres elementos esenciales antes de pagar:
Recuerde: la traducción automática (incluso cuando se "posedita") rara vez pasa el examen legal. Solicite siempre una versión certificada y traducida por humanos.
Una apostilla unida con dos grapas que parecen manipuladas, por ejemplo, porque la quitó y la volvió a grapar para escanear, puede invalidar todo el paquete. Algunos países, como Francia, también exigirán que la traducción esté encuadernada al documento apostillado con un sello de cinta o ojal. Aclare estos detalles con la autoridad receptora antes de enviarlos.
Para un certificado de nacimiento único destinado a un país miembro de La Haya, el presupuesto:
Total: aproximadamente $ 100 y una semana calendario menos si entrega en mano, más si depende completamente del correo durante los picos de vacaciones.
Si su país de destino no está en el sistema de La Haya, espere que el proceso se extienda a tres o cuatro semanas y $ 200-300 una vez que se agreguen las legalizaciones federales y consulares.
Escanee cada página (en color) antes de enviarlas por correo a cualquier lugar, y mantenga los archivos PDF en el almacenamiento en la nube etiquetados por fecha. Cuando un empleado en Madrid o Manila solicita un "escaneo claro", no buscará en correos electrónicos antiguos en busca de archivos adjuntos.
Una apostilla en sí nunca caduca, pero las autoridades de destino a veces imponen reglas de frescura en los documentos subyacentes, especialmente los certificados de nacimiento utilizados para las visas de matrimonio. Marque su calendario con seis meses de anticipación para que pueda volver a ordenar antes de que se restablezca la cola.
Las apostillas y las traducciones certificadas son los sellos del pasaporte para sus trámites, lo que permite que los certificados personales y legales crucen las fronteras con la misma autoridad que tienen en casa. Puede evitar las razones más comunes por las que se rechazan las solicitudes asegurándose de que su destino sea un país de La Haya, obteniendo una apostilla de la oficina adecuada y obteniendo una traducción humana cuidadosa. Siga la lista de verificación, mantenga sus escaneos organizados y apóyese en servicios de buena reputación cuando el cronograma se ajuste. Con una semana de esfuerzo enfocado, sus documentos estarán listos para viajar incluso si su maleta aún no está empacada.
