- Tài nguyênCông cụ trực tuyến
VN
Điều hành một công ty truyền thông xã hội nghe có vẻ đơn giản cho đến khi bạn đạt đến điểm mà việc quản lý năm khách hàng giống như tung hứng hai mươi. Mỗi khách hàng mang đến các hướng dẫn thương hiệu độc đáo, lịch đăng bài, quy trình phê duyệt và thông tin đăng nhập làm tăng sự phức tạp của các hoạt động hàng ngày.
Thách thức thực sự không phải là tìm kiếm khách hàng. Đó là xây dựng các hệ thống cho phép bạn phục vụ nhiều hơn mà không làm giảm chất lượng hoặc đốt cháy nhóm của bạn. Các công ty mở rộng quy mô thành công có một điểm chung: họ đầu tư vào các công cụ phù hợp trước khi hỗn loạn xảy ra.
Bài viết này bao gồm bảy công cụ thiết yếu giúp các đại lý quản lý nhiều tài khoản khách hàng một cách hiệu quả. Bạn sẽ tìm hiểu từng danh mục công cụ làm gì, tại sao nó lại quan trọng đối với việc mở rộng quy mô và những tính năng cần ưu tiên khi chọn giải pháp cho đại lý của bạn.
Các nền tảng truyền thông xã hội chủ động giám sát người dùng quản lý nhiều tài khoản từ cùng một thiết bị. Bị gắn cờ có thể đồng nghĩa với việc tài khoản bị tạm ngưng, mất quyền truy cập và các cuộc trò chuyện khó khăn với khách hàng.
Mỗi tài khoản khách hàng cần xuất hiện như thể nó hoạt động từ một thiết bị và vị trí duy nhất. Trình duyệt tiêu chuẩn chia sẻ dấu vân tay, cookie và dữ liệu nhận dạng khác giữa các phiên. Điều này tạo ra các mẫu mà các nền tảng phát hiện là hoạt động đáng ngờ.
Khi một đại lý quản lý hàng chục tài khoản thông qua các trình duyệt thông thường, rủi ro sẽ tăng lên. Một tài khoản bị gắn cờ có thể kích hoạt đánh giá trên tất cả các tài khoản có chung dấu vân tay.
Trình duyệt chống phát hiện tạo môi trường biệt lập cho từng tài khoản với dấu vân tay trình duyệt duy nhất. Tìm kiếm các giải pháp cung cấp các tính năng cộng tác nhóm, cho phép nhiều thành viên trong nhóm truy cập hồ sơ khách hàng mà không cần chia sẻ thông tin đăng nhập thô.
Đồng bộ hóa đám mây giữ cho hồ sơ trình duyệt nhất quán trên các thiết bị. Điều này quan trọng khi các thành viên trong nhóm làm việc từ xa hoặc cần chuyển giao quản lý tài khoản trong các chiến dịch nhạy cảm về thời gian.
Chỉ định hồ sơ trình duyệt chuyên dụng cho từng tài khoản khách hàng. Ghi lại những thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào từng hồ sơ. Kiểm toán thường xuyên đảm bảo rằng các nhân viên cũ không còn quyền truy cập vào tài khoản khách hàng.
Tạo nội dung chỉ là một nửa trận chiến. Để nội dung đó được xem xét, phê duyệt và xuất bản đúng hạn đòi hỏi các hệ thống mà hầu hết các cơ quan kết hợp với nhau từ các chuỗi email và bảng tính.
Nền tảng quản lý nội dung cung cấp cho các nhóm một nơi duy nhất để soạn thảo, xem xét và sắp xếp nội dung truyền thông xã hội. Người viết có thể thấy những gì được lên lịch, những gì cần chú ý và những gì bị mắc kẹt khi chờ phản hồi của khách hàng.
Các nền tảng được xây dựng để quản lý nội dung truyền thông xã hội tiến xa hơn bằng cách cho phép các nhóm phân tán tạo nội dung từ thiết bị di động trong khi vẫn duy trì quyền kiểm soát thương hiệu tập trung. Cách tiếp cận này đặc biệt hiệu quả đối với các đại lý quản lý khách hàng với các nhóm hiện trường hoặc nhiều địa điểm cần nội dung xác thực, thực tế.
Quy trình phê duyệt ngăn bài viết xuất hiện trước khi đúng người đăng xuất. Đối với các đại lý, điều này thường có nghĩa là đánh giá nội bộ sau đó là sự chấp thuận của khách hàng.
Quy trình làm việc có thể định cấu hình cho phép bạn phù hợp với sở thích của từng khách hàng. Một số khách hàng muốn phê duyệt mọi bài đăng. Những người khác chỉ muốn xem một số loại nội dung nhất định. Nền tảng phù hợp thích ứng với những yêu cầu này mà không tạo ra tắc nghẽn.
Cách nhanh nhất để bỏ lỡ thời hạn đăng là chờ phê duyệt email. Hệ thống phê duyệt chuyên dụng gửi thông báo, theo dõi thời gian phản hồi và tự động leo thang đánh giá bị trì hoãn.
Đăng thủ công trên nhiều nền tảng cho nhiều khách hàng không mở rộng quy mô. Các công cụ lên lịch cho phép các nhóm tạo nội dung hàng loạt và đặt bài đăng tự động xuất bản.
Mỗi nền tảng xã hội có thời gian đăng tối ưu, giới hạn ký tự và yêu cầu truyền thông khác nhau. Các công cụ lập lịch tốt sẽ tự động xử lý những khác biệt này, định dạng lại nội dung khi cần thiết cho từng điểm đến.
Tìm kiếm các tích hợp gốc với các nền tảng chính thay vì các giải pháp thay thế có thể bị hỏng khi các nền tảng cập nhật hệ thống của họ.
Lịch trực quan hiển thị những gì được lên lịch cho từng khách hàng giúp các nhóm phát hiện khoảng trống và xung đột. Mã màu theo máy khách hoặc loại nội dung giúp bạn dễ dàng xem toàn cảnh trong nháy mắt.
Chế độ xem lịch cũng hữu ích trong các cuộc gọi của khách hàng. Chia sẻ lịch trình trực quan xây dựng sự tự tin rằng chiến lược nội dung của họ đang được thực hiện nhất quán.
Các đại lý thường chuẩn bị nội dung theo lô. Các tính năng tải lên hàng loạt chấp nhận bảng tính hoặc tệp CSV giúp tăng tốc quá trình tải nhiều bài đăng cùng một lúc.
Công việc của đại lý đòi hỏi sự phối hợp liên tục giữa người quản lý tài khoản, người sáng tạo nội dung, nhà thiết kế và khách hàng. Giao tiếp rải rác trên email, văn bản và các ứng dụng khác nhau tạo ra khoảng cách thông tin.
Các kênh dành riêng cho từng khách hàng giúp các cuộc trò chuyện có tổ chức và có thể tìm kiếm được. Các thành viên mới trong nhóm có thể xem lại lịch sử kênh để nhanh chóng bắt kịp tốc độ.
Các cuộc trò chuyện theo chuỗi ngăn các chi tiết quan trọng bị mất trong các kênh bận rộn. Tích hợp với các công cụ khác kéo thông báo vào một vị trí trung tâm.
Giữ giao tiếp với khách hàng tách biệt với các cuộc thảo luận nội bộ sẽ ngăn ngừa các tình huống khó xử. Một số nhóm sử dụng các nền tảng khác nhau để giao tiếp nội bộ và bên ngoài. Những người khác tạo ra các kênh bị hạn chế trong một nền tảng duy nhất.
Ranh giới rõ ràng cũng giúp các nhóm duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống bằng cách đặt kỳ vọng về thời gian phản hồi và tính khả dụng.
Khách hàng muốn biết khoản đầu tư truyền thông xã hội của họ đang hoạt động. Việc lấy dữ liệu theo cách thủ công từ mỗi nền tảng và tập hợp các báo cáo tiêu tốn hàng giờ có thể hướng tới chiến lược và tạo nội dung.
Bảng điều khiển Analytics lấy dữ liệu hiệu suất từ tất cả các nền tảng được kết nối vào một chế độ xem duy nhất. Theo phân tích thị trường quản lý truyền thông xã hội của Statista, nhu cầu về phân tích hợp nhất tiếp tục thúc đẩy tăng trưởng trong việc áp dụng công cụ quản lý khi các đại lý tìm cách tăng hiệu quả.
Chế độ xem đa nền tảng tiết lộ các mẫu mà phân tích dành riêng cho nền tảng bỏ lỡ. Một bài đăng hoạt động kém hiệu quả trên một nền tảng có thể vượt trội trên nền tảng khác, thông báo cho các quyết định về nội dung trong tương lai.
Các báo cáo theo lịch trình được gửi đến hộp thư đến của khách hàng thể hiện giá trị mà không cần nỗ lực thủ công. Các mẫu có thể tùy chỉnh cho phép bạn làm nổi bật các chỉ số mà mỗi khách hàng quan tâm nhất.
Các tùy chọn nhãn trắng xóa thương hiệu công cụ để các báo cáo dường như đến trực tiếp từ đại lý của bạn. Chi tiết nhỏ này củng cố hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.
Logo, ảnh thương hiệu, đồ họa đã được phê duyệt và tệp video tích lũy nhanh chóng khi quản lý nhiều khách hàng. Tìm kiếm nội dung phù hợp vào đúng thời điểm không cần phải tìm hiểu các thư mục và tệp đính kèm email.
Hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số sắp xếp tệp theo ứng dụng, chiến dịch, loại nội dung hoặc bất kỳ cấu trúc nào khác phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Siêu dữ liệu và gắn thẻ giúp nội dung có thể tìm kiếm được.
Kiểm soát quyền đảm bảo các thành viên trong nhóm chỉ truy cập tài sản cho khách hàng mà họ làm việc. Điều này ngăn chặn việc vô tình sử dụng sai vật liệu thương hiệu.
Theo dõi phiên bản logo hoặc đồ họa nào là hiện tại sẽ ngăn ngừa những sai lầm đáng xấu hổ. Hệ thống quản lý tài sản duy trì lịch sử phiên bản và đánh dấu rõ ràng các tệp đã được phê duyệt.
Ngày hết hạn của nội dung được cấp phép sẽ kích hoạt cảnh báo trước khi quyền sử dụng kết thúc. Điều này bảo vệ cơ quan của bạn khỏi các vấn đề tuân thủ.
Việc bàn giao thủ công giữa các công cụ và thành viên trong nhóm tạo ra sự chậm trễ và cơ hội cho các nhiệm vụ bị bỏ qua. Tự động hóa kết nối ngăn xếp công cụ của bạn và xử lý các quy trình thông thường.
Tự động hóa đơn giản xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại như tạo thư mục dự án cho khách hàng mới, gửi thông báo nhắc nhở hoặc cập nhật các trường trạng thái khi nội dung di chuyển qua các giai đoạn phê duyệt.
Bắt đầu với tự động hóa giúp tiết kiệm nhiều thời gian nhất so với nỗ lực thiết lập. Các yếu tố kích hoạt phổ biến bao gồm giới thiệu khách hàng mới, hoàn thành phê duyệt nội dung và thời hạn báo cáo.
Các công cụ tự động hóa tốt nhất kết nối với các nền tảng khác trong ngăn xếp của bạn. Tích hợp gốc hoạt động đáng tin cậy hơn so với các giải pháp thay thế. Kiểm tra xem các công cụ cốt lõi của bạn có được hỗ trợ hay không trước khi cam kết sử dụng nền tảng tự động hóa.
Hỗ trợ Webhook mở rộng tự động hóa cho các công cụ không cần tích hợp gốc. Tính linh hoạt này trở nên quan trọng khi ngăn xếp công cụ của bạn phát triển.
Bảy danh mục công cụ được đề cập ở đây giải quyết những thách thức hoạt động cốt lõi mà các cơ quan phải đối mặt khi mở rộng quy mô. Bắt đầu với những khu vực gây ra nhiều ma sát nhất trong quy trình làm việc hiện tại của bạn.
Bạn không cần phải thực hiện mọi thứ cùng một lúc. Thêm các công cụ khi danh sách khách hàng của bạn phát triển và các điểm khó khăn mới xuất hiện. Mục tiêu là xây dựng các hệ thống cho phép bạn tiếp nhận nhiều khách hàng hơn mà không làm tăng khối lượng công việc của bạn theo tỷ lệ.
Đánh giá các công cụ dựa trên mức độ tích hợp của chúng với những gì bạn đã sử dụng. Một công cụ kém mạnh mẽ hơn một chút kết nối liền mạch thường đánh bại tùy chọn giàu tính năng tạo ra các silo dữ liệu.
Các đại lý mở rộng quy mô coi thành công ngăn xếp công cụ của họ như một lợi thế cạnh tranh. Đầu tư thời gian vào việc lựa chọn và cấu hình các công cụ phù hợp sẽ mang lại lợi ích cho mỗi khách hàng mới mà bạn tham gia.
