- Tài nguyênSử dụng Sản phẩmCông cụ trực tuyến
VN
AI đã phát triển đáng kể trong vài năm qua và hiện được các doanh nghiệp nhỏ sử dụng rộng rãi. Các công cụ cần thiết để tự động hóa các quy trình kinh doanh không còn đòi hỏi ngân sách lớn và các doanh nghiệp nhỏ đang tận dụng các dịch vụ tiết kiệm lao động để tự động hóa các công việc hàng ngày.
Các doanh nghiệp đặc biệt tập trung vào các công cụ giúp họ giảm bớt lao động lặp đi lặp lại và thu thập càng nhiều thông tin càng tốt về khách hàng và thị trường mà họ hoạt động. Những điều này cho phép họ cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn hơn và giàu có hơn nhiều.
Tuy nhiên, sự phát triển nhanh chóng của AI cũng đã dẫn đến sự gia tăng của các công cụ tuyên bố rằng chúng hoàn toàn tự động hóa một số quy trình nhất định. Không phải tất cả các ứng dụng này đều đáng tin cậy và nhiều ứng dụng là dẫn xuất của các công cụ AI hiện có có giá cao hơn nhiều. Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường thiếu kỹ năng hoặc chuyên môn để lựa chọn các công cụ phù hợp hoặc sử dụng chúng một cách hiệu quả.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một số công cụ tự động hóa phổ biến nhất mà các doanh nghiệp nhỏ đang sử dụng và cách chúng có thể giúp công ty phát triển đồng thời giảm chi phí. Chúng tôi cũng sẽ giải quyết cách các công cụ này sẽ phát triển trong những năm tới.
Tự động hóa AI không giống như tự động hóa dựa trên quy tắc truyền thống. Điều này có nghĩa là nó không dựa vào cách tiếp cận nếu-then-else để tự động hóa. Tự động hóa do AI cung cấp mạnh mẽ hơn nhiều và nó có thể học hỏi từ dữ liệu, thích ứng với đầu vào thay đổi và cải thiện theo thời gian. Các hệ thống có thể học các lệnh ngôn ngữ tự nhiên, phát hiện các mẫu và tìm hiểu phản hồi nào cần ưu tiên.
Đối với một doanh nghiệp nhỏ, cách tiếp cận như vậy mang lại một lợi thế quan trọng. Tự động hóa cơ bản có thể được sử dụng để tự động gửi email xác nhận sau khi mua hàng. Tự động hóa AI có thể làm được nhiều hơn thế bằng cách phân tích hành vi của khách hàng, điều chỉnh giọng điệu tin nhắn cho từng khách hàng và đề xuất các hành động tiếp theo.
Hầu hết các nền tảng hàng đầu kết hợp cả hai cách tiếp cận. Họ sử dụng tự động hóa truyền thống cho quy trình làm việc có cấu trúc và AI cho các tác vụ liên quan đến sự thay đổi, phán đoán hoặc tập dữ liệu lớn.
Các doanh nghiệp nhỏ đang giới thiệu các tính năng AI mà không đại tu hệ thống của họ. Thay vào đó, họ giới thiệu AI theo những cách tập trung và thiết thực. Đối với hầu hết các doanh nghiệp, điều này có nghĩa là giới thiệu các tính năng AI trong hỗ trợ khách hàng. Chatbot là công cụ AI dễ giới thiệu nhất và hỗ trợ khách hàng là lĩnh vực mà hầu hết các công ty nhỏ gặp khó khăn nhất. AI thường được sử dụng để xử lý các yêu cầu thông thường, đặt lịch hẹn và chuyển các vấn đề phức tạp cho nhân viên.
Tiếp thị cũng được hưởng lợi từ các công cụ AI. Nó được sử dụng để tạo nội dung, phân khúc đối tượng, phân tích hành vi và điều chỉnh thông điệp cho phù hợp với từng người dùng.
Đội ngũ bán hàng dựa vàoCRM dựa trên AI để chấm điểm khách hàng tiềm năng. AI cũng được sử dụng để dự báo đường ống và tự động hóa việc theo dõi. Vận hành và quản trị sử dụng AI để nhập dữ liệu, do đó giảm đáng kể lao động cần thiết cho công việc quan trọng nhưng tẻ nhạt này. Hàng tồn kho, lập lịch trình và xử lý hóa đơn cũng được tự động hóa.
Vào năm 2026, vẫn có xu hướng tăng cường hơn là thay thế. Điều này có nghĩa là AI được sử dụng để hỗ trợ việc ra quyết định của con người thay vì thay thế hoàn toàn. Tự động hóa cho phép các doanh nghiệp tập trung vào sản phẩm hoặc dịch vụ cốt lõi của họ và ủy thác phần còn lại cho AI bất cứ khi nào có thể.
Một số xu hướng xác định bối cảnh AI hiện tại. Đây là sự pha trộn giữa sở thích công nghệ và văn hóa đã mất nhiều thời gian để thiết lập, nhưng cũng có thể thay đổi khi công nghệ được cải thiện và công chúng trở nên quen thuộc hơn với AI.
Đầu tiên trong số này là tập trung vào các nền tảng no-code và low-code cho phép người dùng doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc mà không cần kiến thức lập trình. Thứ hai là hướng tới tích hợp chặt chẽ hơn, với các công cụ AI được thiết kế để kết nối liền mạch với CRM và các công cụ khác thường được các doanh nghiệp sử dụng, chẳng hạn như thương mại điện tử và phần mềm lập hóa đơn.
Quyền riêng tư và tuân thủ cũng đã chiếm vị trí trung tâm. Các nhà cung cấp đang tập trung vào bảo vệ quyền riêng tư và các tùy chọn lưu trữ khu vực, đồng thời cố gắng tuân thủ các yêu cầu quy định ngày càng phức tạp. Cuối cùng, các mô hình AI đang trở nên cụ thể theo nhiệm vụ và hướng tới kết quả kinh doanh có thể đo lường được.
Các công cụ AI để hỗ trợ khách hàng cho phép các doanh nghiệp nhỏ mở rộng dịch vụ của họ và cung cấp hỗ trợ nhanh chóng, an toàn mà không cần thuê thêm nhân viên. Chatbot hiện đại có thể hiểu ngữ cảnh, xử lý các cuộc trò chuyện nhiều bước và tích hợp với cơ sở tri thức hiện có.
Các nền tảng như ChatGPT for Business, Zendesk AI và Freshdesk AI thường được sử dụng để tự động hóa phần Câu hỏi thường gặp của dịch vụ khách hàng. Những công cụ này không thể tự giải quyết các vấn đề của khách hàng, ít nhất là những vấn đề phức tạp, nhưng chúng rất tốt để phân loại và cung cấp phản hồi được đề xuất cho các nhiệm vụ cơ bản và dễ dàng hơn.
Một lợi thế nữa mà họ cung cấp là tính linh hoạt. Sử dụng các công cụ này cho phép doanh nghiệp cung cấp dịch vụ 24/7 trên nhiều kênh khác nhau, bao gồm cuộc gọi, trò chuyện và mạng xã hội. Các hạn chế vẫn được áp dụng và có một nhược điểm cần lưu ý. Nhiều người dùng cảm thấy khó chịu khi chờ đợi và điều hướng AI cho đến khi họ tìm thấy một con người để giải quyết vấn đề của họ.
Những thách thức chính mà các công cụ này phải đối mặt là độ chính xác hoạt động và lưu giữ ngữ cảnh. Ngay cả với các hệ thống tiên tiến nhất, chatbot đôi khi tạo ra các câu trả lời không chính xác hoặc quá chung chung, không hữu ích. Xử lý leo thang vẫn là một vấn đề khác. AI thường mất quá nhiều thời gian để chuyển khách hàng sang một người có thể giúp đỡ và điều đó thật khó chịu.
Tự động hóa tiếp thị là một trong những lĩnh vực phát triển mạnh nhất với sự ra đời của AI. Các công cụ tạo nội dung như Jaspers, AI và Copy.ai là một trong những công cụ đầu tiên được giới thiệu bởi các công ty vừa và nhỏ. Các công cụ này tạo ra các bài đăng trên blog, bản sao quảng cáo, mô tả sản phẩm và nội dung truyền thông xã hội. Các công cụ có thể bắt chước giọng điệu và thương hiệu và phù hợp với công việc trước đây do con người thực hiện.
Các công cụ tối ưu hóa chiến dịch như các tính năng AI của Mailchimp và HubSpot AI Marketing tận dụng phân tích hành vi của người dùng để xác định thời gian tối ưu để gửi email hoặc tin nhắn quảng cáo. Các công cụ này cũng xử lý các biến thể trong tin nhắn và dòng chủ đề. Các nền tảng này cũng thử nghiệm và tinh chỉnh các chiến dịch, và do đó cung cấp một sản phẩm luôn thay đổi.
AI đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ, vì nó loại bỏ hoặc ít nhất là giảm nút thắt cổ chai sáng tạo, đồng thời cải thiện độ chính xác của mục tiêu. Các công ty thành công vẫn sử dụng đầu vào của con người để xác định mục tiêu và mục tiêu chiến dịch, cũng như thiết lập giai điệu và tính thẩm mỹ của một chiến dịch tiếp thị.
Các công cụ tự động hóa tiếp thị vẫn phải vật lộn với sự khác biệt và độc đáo của thương hiệu. Họ cần sự hướng dẫn mạnh mẽ từ đội ngũ sáng tạo, nếu không nội dung sẽ trở nên nhàm chán và lặp đi lặp lại. Các tính năng tối ưu hóa hiệu suất chỉ hiệu quả khi chất lượng dữ liệu khách hàng và cơ sở hạ tầng theo dõi đằng sau chúng.
Các công cụ bán hàng dành cho doanh nghiệp nhỏ được tạo ra để quản lý khách hàng tiềm năng, ưu tiên cơ hội và dự báo doanh thu. Các công cụ phổ biến nhất là Salesforce Einstein, Pipedrive AI và Zoho CRM AI. Tất cả chúng đều phân tích dữ liệu lịch sử và dự đoán kết quả giao dịch, thường với độ chính xác cao hơn nhiều so với con người.
Các hệ thống này cũng được sử dụng để tự động hóa việc theo dõi, đề xuất các hành động tiếp theo và cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng đường ống. Đối với các nhóm nhỏ hơn, điều này có nghĩa là ít theo dõi thủ công hơn, giải phóng thời gian để tập trung vào các hoạt động cốt lõi hoặc chuyển đổi cá nhân có giá trị cao. Theo các chuyên gia như những người tạiCryptoManiaks, những công cụ này ngày càng tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp và khách hàng của họ, những người chủ yếu sử dụng tiền điện tử. Trong những năm gần đây, công chúng đã chấp nhận tiền điện tử như một phương tiện thanh toán.
CRM do AI cung cấp đặc biệt hiệu quả nếu nó có dữ liệu mạnh để làm việc. Các doanh nghiệp liên tục ghi lại các tương tác và cập nhật hồ sơ có thể dự đoán hiệu quả của chuyển đổi tốt hơn so với những doanh nghiệp có nó. Tuy nhiên, AI không thể thay thế việc xây dựng mối quan hệ với các đối tác kinh doanh.
Sự chấp nhận của người dùng vẫn là thách thức lớn nhất đối với các công cụ bán hàng và tự động hóa CRM. Các nhóm bán hàng thường không áp dụng các khuyến nghị của các công cụ AI, vì chúng thiếu minh bạch và biện minh. Những đề xuất như vậy thường xung đột với quy trình làm việc hiện có và rất khó để quyết định khi nào nên thay đổi chúng.
Các công cụ tự động hóa vận hành được tạo ra để hợp lý hóa quy trình làm việc và kết nối các hệ thống khác nhau. Các nền tảng như Zapier, AI và Make.com cho phép doanh nghiệp liên kết các ứng dụng và tự động hóa các quy trình nhiều bước. Ví dụ: những điều này có thể kích hoạt hành động dựa trên sự kiện hoặc đồng bộ hóa dữ liệu khách hàng.
Notion AI hiện được sử dụng để tự động hóa một lĩnh vực mới thường được gọi là quản lý tri thức. Khi kết hợp với tổ chức nhiệm vụ, điều này có thể giúp các nhóm tóm tắt thông tin, tạo tài liệu và quản lý dự án hiệu quả hơn.
Các công cụ như thế này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ có ngăn xếp phần mềm bị phân mảnh. Nó làm giảm việc truyền dữ liệu thủ công và công việc lặp đi lặp lại. Nếu được sử dụng đúng cách, tự động hóa cũng sẽ giữ cho quy trình làm việc linh hoạt.
Các công cụ quy trình làm việc nhiều bước có thể khó bảo trì, ngay cả với các công cụ AI mới nhất. Khi các công ty và lực lượng lao động của họ trở nên phức tạp và phát triển hơn, việc gỡ lỗi, duy trì và ghi lại các quy trình ngày càng trở nên tốn kém. Tác động thực tế của các công cụ cũng giảm đi trong môi trường như vậy.
Các công cụ AI tài chính được tạo ra để đơn giản hóa kế toán, theo dõi chi phí và báo cáo. Phổ biến nhất trong số các công cụ như vậy là QuickBooks AI, Xero AI và AI của Expensify. Những điều này tự động hóa phân loại giao dịch, phát hiện bất thường và cung cấp thông tin chi tiết về tài chính.
Các doanh nghiệp nhỏ cần giúp giảm gánh nặng hành chính và cung cấp sự giám sát tài chính rõ ràng. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần dịch vụ kế toán, đặc biệt là để đảm bảo tuân thủ các quy định phức tạp. Kế toán cũng giúp tạo ra chiến lược dài hạn cho doanh nghiệp.
AI sử dụng thông tin được tìm thấy trực tuyến để cải thiện và cập nhật dịch vụ của mình. Tuy nhiên, điều này vẫn khó khăn vì các quy định luôn thay đổi. Điều này đặc biệt đúng đối với các doanh nghiệp làm việc trong lĩnh vực tiền điện tử, vì đây là lĩnh vực thay đổi nhiều nhất khi chính phủ thích ứng với thực tế là hầu hết tất cả các nhà đầu tư nhỏ hiện nay đều sở hữu và giao dịch tiền điện tử.
AI cũng được sử dụng cho các mục đích vượt ra ngoài tự động hóa tác vụ. Các doanh nghiệp cũng đang sử dụng AI để đẩy nhanh quá trình giải thích dữ liệu và ra quyết định. Đây là một lĩnh vực đòi hỏi AI tinh vi nhất và là lĩnh vực gần nhất với AI điều hành doanh nghiệp trên chế độ lái tự động.
Các công cụ phổ biến được sử dụng theo cách này làMicrosoft Copilot for Excel và Power BI. Các ứng dụng này tạo thông tin chi tiết, xây dựng dự báo và tạo báo cáo trực quan từ lời nhắc được viết bằng giọng điệu trò chuyện tự nhiên.
Tableau Pulse bổ sung tính năng phát hiện thông tin chuyên sâu tự động, hiển thị các điểm bất thường, xu hướng và trình điều khiển hiệu suất mà không cần khám phá bảng điều khiển thủ công. Các doanh nghiệp làm việc với các sản phẩm vật lý dựa vào Akkio và Obviously AI, cung cấp mô hình dự đoán. Những công cụ này mới lạ và vẫn cần rất nhiều sự phát triển, nhưng chúng đã được đưa vào sử dụng và cải thiện khi chúng được sử dụng.
Bước đầu tiên trong việc lựa chọn các công cụ AI phù hợp là đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Có rất nhiều quy trình có thể được tự động hóa. Điều này không có nghĩa là doanh nghiệp nên tự động hóa mọi quy trình hoặc sử dụng AI bất cứ khi nào có thể.
Ưu tiên các lĩnh vực mà các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và nơi nhân viên có thể được sử dụng hiệu quả và sinh lợi hơn. Nó cũng hữu ích cho nhiệm vụ để có một mục tiêu rõ ràng, dễ quản lý và có thể đo lường được, để có thể theo dõi tác động của AI.
Các công cụ AI có thể rất phức tạp và yêu cầu kiến thức kỹ thuật và CNTT chuyên sâu để thiết lập và quản lý. Chúng cũng có thể đơn giản như bất kỳ ứng dụng hướng đến khách hàng nào. Chọn các công cụ không yêu cầu nhân viên của bạn học một kỹ năng mới hoặc dành quá nhiều thời gian để thích nghi.
Các ứng dụng AI có giao diện, mẫu trực quan và hỗ trợ giới thiệu. Các doanh nghiệp nhỏ được hưởng lợi nhiều nhất từ các công cụ không yêu cầu chuyên môn chuyên môn và có thể được sử dụng cho nhiều nhiệm vụ và mục tiêu.
Các công cụ AI cũng nên được sử dụng liền mạch với phần mềm mà một doanh nghiệp nhỏ đang sử dụng. Tích hợp kém có thể dẫn đến mất dữ liệu, làm chậm quy trình làm việc và yêu cầu các giải pháp thủ công để kết hợp hai bộ công cụ.
Ví dụ: nếu một doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán, AI sẽ hoạt động cùng với phần mềm đó để tự động hóa việc thu thập và nhập dữ liệu, trong khi phần mềm hiện có tiếp tục thực hiện mục đích của nó. Bằng cách đó, nhân viên dễ dàng sử dụng AI và các công cụ hiện có không bị lãng phí.
Như với bất kỳ khoản đầu tư kinh doanh nào, một doanh nghiệp nhỏ nên xem xét chi phí thực hiện cũng nhưlợi tức đầu tư. Chỉ tính đến chi phí mua hoặc đăng ký một công cụ AI là chưa đủ; Bạn cũng cần xem xét thời gian tiết kiệm được và chi phí cơ hội của thời gian đó.
Một công cụ AI đắt tiền có thể tự trả tiền và mang lại giá trị lớn hơn theo thời gian, mặc dù chi phí ban đầu có thể khó xử lý đối với một doanh nghiệp nhỏ.
AI cung cấp dữ liệu và cải thiện bằng cách tạo ra nhiều dữ liệu hơn trong khi làm việc. Có một rủi ro ở đây, vì các doanh nghiệp cần cung cấp dữ liệu nhạy cảm, thường là về khách hàng và khách hàng của họ. Khi chọn một công cụ AI, doanh nghiệp nên đặc biệt chú ý đến các tính năng bảo mật và quyền riêng tư của nó.
Công cụ này cũng phải minh bạch về lượng dữ liệu mà nó thu thập, cách nó sử dụng nó và liệu nó có cung cấp dữ liệu đó cho bất kỳ bên thứ ba nào hay không.
Tài liệu, hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy là rất quan trọng. Một doanh nghiệp nhỏ sẽ có thể khắc phục sự cố một công cụ khi nó không hoạt động và cung cấp đào tạo thích hợp trong quá trình giới thiệu cho người dùng mới. Các công cụ AI thường không có các nhóm lớn đằng sau chúng và việc kết hợp chúng vào quy trình làm việc của một doanh nghiệp lớn có thể hơi phức tạp.
Có một số xu hướng mới nổi thống trị ngành công nghiệp AI. Một số trong số này là về khả năng kỹ thuật được cải thiện với công nghệ và cơ sở người dùng lớn hơn. Tự động hóa AI sẽ tập trung vào khả năng tự chủ, điều phối và nhận thức ngữ cảnh. Mục tiêu là ngừng sử dụng các công cụ biệt lập phụ thuộc vào một tác nhân AI duy nhất có khả năng thực hiện nhiều vai trò trong nền, đóng vai trò như một trợ lý phổ quát.
Đồng thời, các giải pháp AI dọc phù hợp với các ngành cụ thể (bán lẻ, chăm sóc sức khỏe, dịch vụ địa phương, đại lý) sẽ thay thế nhiều nền tảng chung. Ngoài ra còn có xu hướng nhúng AI vào các dịch vụ và công cụ hiện có.
Tất cả những xu hướng này đã có ở đây và chúng sẽ phát triển về quy mô và trở nên nổi bật hơn khi nhiều ứng dụng và dịch vụ áp dụng chúng.
Sử dụng AI như một doanh nghiệp nhỏ có nhiều lợi ích, nhưng nó cũng đi kèm với những rủi ro đáng chú ý. Tự động hóa quá mức là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đã gặp phải. Nó làm giảm cá nhân hóa, làm cho mối quan hệ khách hàng trở nên giống như gỗ và chung chung.
Để giảm thiểu những rủi ro như vậy, các doanh nghiệp phải luôn nhận thức được rằng việc giám sát việc sử dụng AI là tùy thuộc vào con người và AI là công cụ để cải thiện quy trình làm việc chứ không phải thay thế sức lao động của con người. Quản trị rõ ràng và giám sát hiệu suất đảm bảo kết quả bền vững.
Các công cụ AI đã có ở đây và chúng được sử dụng bởi các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các công ty lớn. Các công cụ đã xử lý các tác vụ như tiếp thị, quan hệ khách hàng, quản lý quy trình làm việc, các nhiệm vụ tài chính và hành chính cũng như nhiều công việc lặp đi lặp lại khác.
Tất cả các công cụ này cũng đi kèm với lỗi và rủi ro liên quan. Doanh nghiệp nên lựa chọn công cụ cẩn thận để có thể tích hợp chúng với phần mềm đã có.
