- Tài nguyênCông cụ trực tuyến
- Định giá
- Giới thiệu
- Nhà phát triển
VN
Làm việc từ xa đã thay đổi thế giới: cuộc sống, mối quan hệ và công việc. Những gì bắt đầu như một giáo phái nhỏ đã trở thành xương sống của các doanh nghiệp đương đại. Nhưng nó cũng đặt giá cho tự do - mất kết nối, thiếu năng lượng và cảm giác cô lập không thể chữa khỏi bằng bất kỳ biểu tượng cảm xúc nào.
Tất cả chúng ta đều đã trải qua thời điểm đó trong cuộc sống khi một công việc trần tục trở thành một mớ hỗn độn của tin nhắn, bảng tính và cuộc họp có thể là email. Nó không nhất thiết phải như vậy. Đơn giản hóa công việc từ xa không chỉ có nghĩa là làm mọi thứ nhanh hơn mà còn thực hiện chúng thông minh hơn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về các cách hợp lý hóa quy trình làm việc từ xa và thiết lập văn hóa thành công.
Hãy đối mặt với nó: quản lý một nhóm từ xa có thể giống như tung hứng những ngọn đuốc rực lửa. Có các múi giờ khác nhau, chuỗi tin nhắn vô tận và chuyển đổi liên tục giữa các công cụ. Không có gì ngạc nhiên khi 78% nhân viên cảm thấy làm việc hiệu quả hơn khi họ có các lựa chọn làm việc linh hoạt, nhưng gần 63% thừa nhận giao tiếp có thể là một thách thức.
Vấn đề ở đây rất đơn giản: quy trình làm việc phức tạp giết chết năng suất của nhân viên. Khi chúng ta hợp lý hóa cách công việc diễn ra, chúng ta giải phóng năng lượng tinh thần cho sự sáng tạo, giải quyết vấn đề và kết quả có ý nghĩa.
Nói cách khác, đơn giản hóa quy trình làm việc không chỉ là sự tiện lợi - mà còn là xây dựng nền tảng cho thành công bền vững.
Vấn đề lớn nhất trong làm việc từ xa là khoảnh khắc "tệp đó ở đâu?". Mọi người làm việc trong các không gian khác nhau - chuỗi email, công cụ trò chuyện và ổ đĩa cá nhân - và mọi thứ đều bị lạc trong tiếng ồn. Bạn phải tạo một nơi có thẩm quyền cho tất cả nhóm của bạn truy cập tài liệu, cập nhật và mục tiêu chung.
Đây là cách thực hiện:
Khi chúng ta sử dụng các công cụ của mình cùng nhau, chúng ta sẽ loại bỏ sự nhầm lẫn và tạo ra một cách suôn sẻ hơn, nhanh hơn từ "ý tưởng" đến "hoàn thành".
Đó là điều mà tất cả chúng ta đều đã làm - lên lịch nửa ngày, gửi lời nhắc hoặc theo dõi điều gì đó. Những công việc nhỏ có vẻ vô hại, nhưng chúng tiêu tốn năng lượng và nuốt chửng thời gian tập trung quý báu.
Sự thật: khi một nhiệm vụ xảy ra nhiều hơn một lần một tuần, có khả năng nó nên được tự động hóa.
Bạn có thể bắt đầu từ những việc nhỏ:
Tự động hóa không có nghĩa là loại bỏ con người; nó có nghĩa là nhân lên sự hiện diện của họ.
Không có cuộc trò chuyện hoặc cuộc họp nền, sự im lặng là rủi ro đối với các nhóm làm việc từ xa. Việc thiếu các yếu tố này gây ra hiểu lầm và làm cho các mối quan hệ biến mất. Đây là lý do tại sao bắt buộc phải duy trì giao tiếp và văn hóa tốt.
Chúng ta có thể đơn giản hóa giao tiếp mà không mất kết nối bằng cách làm theo ba nguyên tắc:
Theo thống kê, các nhóm giao tiếp hiệu quả có năng suất cao hơn 25% so với những nhóm không giao tiếp. Một khoản đầu tư nhỏ vào cấu trúc và nhịp điệu sẽ mang lại lợi ích rất lớn về hiệu suất và sự tin tưởng.
Ấn tượng đầu tiên quan trọng ở mọi nơi trong cuộc sống, bao gồm cả kinh doanh. Cho dù đó là để chào hàng khách hàng, đưa ra đề xuất hay thực hiện một yêu cầu đơn giản, địa chỉ email của bạn nói lên rất nhiều điều về thương hiệu của bạn. Có một email chung chung nghe có vẻ không chuyên nghiệp và thậm chí đặt ra câu hỏi về độ tin cậy cho công ty của bạn.
Đây là nơi Google Workspace tạo ra sự khác biệt. Nó sẽ cho phép bạn soạn một thư doanh nghiệp chuyên nghiệp (ví dụ, yourname@yourcompany.com) nhưng vẫn giữ lại giao diện Gmail quen thuộc mà mọi người yêu thích.
Những gì bạn nhận được khi thực hiện bước đơn giản này:
Nếu có một vũ khí bí mật để đơn giản hóa quy trình làm việc từ xa, thì đó là cộng tác trên đám mây. Các công cụ đám mây đảm bảo rằng nhóm của bạn luôn làm việc từ cùng một tài liệu, cùng một phiên bản và cùng một tư duy - bất kể họ ở đâu.
Như một nghiên cứu gần đây chỉ ra, các công ty sử dụng các công cụ dựa trên đám mây thấy việc ra quyết định và tăng trưởng nhanh hơn 26% nhờ sự hợp tác và tiếp cận thông tin tốt hơn. Đó là bằng chứng cho thấy sự đơn giản có thể mở rộng.
Mặc dù tính linh hoạt là siêu năng lực của làm việc từ xa, nhưng nó cũng có thể là con dao hai lưỡi. Không có ranh giới, tính linh hoạt trở thành phân mảnh.
Để đơn giản hóa quy trình làm việc, chúng ta cần một cấu trúc hỗ trợ sự tập trung mà không làm ngột ngạt sự tự do.
Hãy thử những điều chỉnh nhỏ nhưng mạnh mẽ sau:
Đơn giản hóa quy trình làm việc không phải là nhiệm vụ một lần. Đó là một hành trình liên tục. Cách duy nhất để cải thiện là đo lường những gì thực sự quan trọng. Ví dụ, các nhiệm vụ được hoàn thành, mức độ tương tác được tăng lên đáng kể...
Theo dõi các chỉ số cho thấy tiến độ thực sự, không chỉ bận rộn:
Khi mọi người thấy nỗ lực của họ kết nối với kết quả như thế nào, động lực và sự rõ ràng sẽ tăng vọt.
Làm việc từ xa sẽ tồn tại. Nó có thể giống như một danh sách việc cần làm không bao giờ kết thúc hoặc một hệ thống được dàn dựng tốt, nơi mọi người đều phát triển. Sự khác biệt nằm ở cách chúng ta đơn giản hóa, kết nối và ăn mừng.
Hãy làm cho công việc từ xa trở nên nhẹ nhàng hơn, nhanh hơn và con người hơn. Bởi vì khi chúng ta đơn giản hóa quy trình làm việc từ xa và ăn mừng những chiến thắng - dù lớn hay nhỏ - chúng ta không chỉ làm việc tốt hơn. Chúng tôi sống tốt hơn.
