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Le travail à distance a changé le monde : la vie, les relations et le travail. Ce qui a commencé comme un culte mineur est devenu l’épine dorsale des entreprises contemporaines. Mais cela a aussi mis un prix sur la liberté - la déconnexion, le manque d’énergie et ce sentiment d’isolement qui ne peut être guéri par aucun emoji.
Nous avons tous connu ce moment de la vie où un travail banal devient un tel fouillis de messages, de feuilles de calcul et de réunions qui auraient pu être des e-mails. Il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi. La simplification du travail à distance signifie non seulement faire les choses plus rapidement, mais aussi les faire plus intelligemment.
Dans cet article, nous aborderons les moyens de rationaliser les processus de travail à distance et d’établir une culture de la réussite.
Qu’on se le dise, gérer une équipe à distance peut donner l’impression de jongler avec des torches enflammées. Il y a différents fuseaux horaires, des fils de messages interminables et des changements constants entre les outils. Il n’est pas étonnant que 78 % des employés se sentent plus productifs lorsqu’ils ont des options de travail flexibles, mais près de 63 % admettent que la communication peut être un défi.
Le point ici est simple : les flux de travail complexes tuent la productivité des employés. Lorsque nous rationalisons la façon dont le travail se déroule, nous libérons de l’énergie mentale pour la créativité, la résolution de problèmes et des résultats significatifs.
En d’autres termes, la simplification des flux de travail n’est pas seulement une question de commodité, mais aussi de création des bases d’un succès durable.
Le plus gros problème du travail à distance est le moment « où se trouve ce fichier ? ». Tout le monde travaille dans des espaces différents - fils de discussion, outils de chat et disques durs personnels - et tout se perd dans le bruit. Vous devez créer un endroit qui permet à toute votre équipe d’accéder aux documents, aux mises à jour et aux objectifs communs.
Voici comment procéder :
Lorsque nous utilisons nos outils ensemble, nous réduisons la confusion et faisons un chemin plus fluide et plus rapide de « l’idée » à « terminé ».
C’est quelque chose que nous avons tous fait - planifier une demi-journée, envoyer des rappels ou faire un suivi de quelque chose. Les petites corvées peuvent sembler anodines, pourtant elles demandent de l’énergie et dévorent un précieux temps de concentration.
La vérité : lorsqu’une tâche se produit plus d’une fois par semaine, il est probable qu’elle doive être automatisée.
Vous pouvez commencer petit :
L’automatisation ne signifie pas se débarrasser des gens ; c’est multiplier leur présence.
En l’absence de conversations autour d’une machine à café ou de réunions d’arrière-plan, le silence est risqué pour les équipes à distance. L’absence de ces éléments engendre des malentendus et fait disparaître les relations. C’est la raison pour laquelle il est impératif de maintenir une bonne communication et une bonne culture.
Nous pouvons simplifier la communication sans perdre le lien en suivant trois principes :
Selon les statistiques, les équipes qui communiquent efficacement sont 25 % plus productives que celles qui ne le font pas. Un petit investissement dans la structure et le rythme rapporte d’énormes dividendes en termes de performance et de confiance.
La première impression compte partout dans la vie, y compris dans les affaires. Qu’il s’agisse de présenter un client, de faire une proposition ou de faire une simple demande, votre adresse e-mail en dit long sur votre marque. Avoir un e-mail générique peut sembler non professionnel et même poser une question de crédibilité sur votre entreprise.
C’est là que Google Workspace fait la différence. Cela vous permettrait de composer un courrier professionnel (disons, yourname@yourcompany.com) mais de conserver la même interface Gmail familière que tout le monde adore.
Ce que vous obtenez en mettant en œuvre cette étape simple :
S’il y a bien une arme secrète pour simplifier les flux de travail à distance, c’est bien la collaboration dans le cloud. Les outils cloud garantissent que votre équipe travaille toujours à partir du même document, de la même version et du même état d’esprit, où qu’elle se trouve.
Comme le souligne une étude récente, les entreprises qui utilisent des outils basés sur le cloud voient leur prise de décision et leur croissance 26 % plus rapides grâce à une meilleure collaboration et à un meilleur accès à l’information. C’est la preuve que la simplicité s’étend.
Si la flexibilité est le superpouvoir du travail à distance, elle peut aussi être une arme à double tranchant. Sans limites, la flexibilité devient fragmentation.
Pour simplifier les flux de travail, nous avons besoin d’une structure qui favorise la concentration sans étouffer la liberté.
Essayez ces petits mais puissants ajustements :
La simplification des flux de travail n’est pas une tâche ponctuelle. C’est un voyage continu. La seule façon de s’améliorer est de mesurer ce qui compte vraiment. Par exemple, les tâches sont accomplies, l’engagement est considérablement augmenté...
Suivez les indicateurs qui montrent des progrès réels, et pas seulement l’occupation :
Lorsque tout le monde voit comment ses efforts sont liés aux résultats, la motivation et la clarté montent en flèche.
Le travail à distance est là pour rester. Il peut s’agir d’une liste de tâches interminable ou d’un système bien orchestré où tout le monde s’épanouit. La différence réside dans la façon dont nous simplifions, connectons et célébrons.
Rendons le travail à distance plus léger, plus rapide et plus humain. Parce que lorsque nous simplifions les flux de travail à distance et célébrons les victoires, grandes ou petites, nous ne nous contentons pas de mieux travailler. Nous vivons mieux.
