- Tài nguyênCông cụ trực tuyến
- Định giá
- Giới thiệu
VN
Vào các buổi sáng các ngày trong tuần, các văn phòng công cộng thường phải đối mặt với lượng khách tăng đột biến trước khi mở cửa. Một cư dân nắm chặt một biểu mẫu, không chắc liệu nó có đúng hay không. Tại quầy, một nhân viên cố gắng trả lời cuộc gọi trong khi di chuyển đường dây về phía trước. Đây là những thách thức quản lý cuộc hẹn phổ biến và chúng làm cho dịch vụ công khó hơn mức cần thiết.
Phần mềm lên lịch cuộc hẹn của chính phủ phù hợp giúp mang lại trật tự cho sự vội vã đó. Nó hướng dẫn cư dân đến đúng vị trí, xác nhận những gì cần nhận và cung cấp cho nhân viên khả năng hiển thị trực tiếp vào hàng đợi. Với các bước rõ ràng và cập nhật kịp thời, các chuyến thăm trở nên dễ đoán, thời gian chờ đợi giảm và các văn phòng công hoạt động ít bị gián đoạn hơn.
Các văn phòng chính phủ xử lý khối lượng lớn hơn và nhiều cuộc hẹn hơn hầu hết các tổ chức tư nhân. Mỗi lần truy cập phải được theo dõi để đáp ứng các tiêu chuẩn báo cáo. Nhân viên phải cân bằng thời gian đã đặt với việc đi bộ trong khi đảm bảo quyền truy cập công bằng.
Những thách thức điển hình trong quản lý cuộc hẹn bao gồm lưu lượng người đi bộ không đồng đều, thông tin sai lệch và lỗi nhập dữ liệu đơn giản. Hệ thống đặt phòng nhiều giấy tờ và chỉ qua điện thoại làm tăng thêm sự thất vọng. Cư dân mong đợi hiệu quả, nhưng nhân viên thư ký phải xử lý việc hủy bỏ vào phút cuối, các trường hợp không thể đoán trước và ghi lại mọi thứ đúng cách.
Các hệ thống kỹ thuật số hiện đại khắc phục những vấn đề này bằng cách hướng dẫn mọi người từ đặt phòng đến nhận phòng. Họ điều chỉnh năng lực của nhân viên phù hợp với nhu cầu, giảm lỗi tiếp nhận và hiển thị các chỉ số trực tiếp về thời gian chờ đợi và vắng mặt. Khả năng hiển thị này cho phép các nhà quản lý điều chỉnh nhân sự trong thời gian thực, đồng thời nâng cao trải nghiệm cho cư dân.
Khi chọn một hệ thống, các đại lý nên tìm kiếm các công cụ giúp đơn giản hóa việc đặt chỗ và đảm bảo dữ liệu thu được là chính xác. Một số tính năng tốt nhất bao gồm:
Bằng cách kết hợp các tính năng này, hệ thống lập lịch có thể phục vụ cộng đồng tốt hơn đồng thời cung cấp cho các cơ quan nhiều quyền kiểm soát hơn đối với các nguồn lực của họ.
Một số nhà cung cấp cung cấp các giải pháp đặt lịch hẹn được thiết kế cho chính phủ sử dụng. Dưới đây là một số tùy chọn đáng tin cậy nhất:
Bộ phần mềm của Q-nomy giúp các đại lý quản lý các cuộc hẹn trực tuyến và hàng đợi tại văn phòng trên nhiều địa điểm. Nó có thể được triển khai trên đám mây hoặc cài đặt tại chỗ, giúp các văn phòng chính phủ linh hoạt đáp ứng các yêu cầu kiểm soát dữ liệu nghiêm ngặt.
Qminder kết hợp đặt chỗ, xếp hàng không hẹn trước và đăng ký trên iPad. Nhân viên theo dõi những người đến thông qua bảng điều khiển trực tiếp và cập nhật cho cư dân qua SMS hoặc email. Đăng ký từ xa giúp phân bổ nhu cầu trong ngày và phân tích tích hợp hỗ trợ theo dõi hiệu suất.
QLess cho phép cư dân tham gia một đường dây ảo từ điện thoại của họ, nhận thời gian chờ ước tính và đến khi họ được gọi. Các cơ quan xem hoạt động sảnh trong thời gian thực và có thể phân công lại nhân viên để tránh tắc nghẽn.
Appointy tập trung đặt chỗ giữa các chương trình và địa điểm. Các tính năng bao gồm chia sẻ lịch, nhắc nhở tự động và quản lý tài nguyên nhân viên. Đối với các triển khai lớn hơn, API của nó kết nối lập lịch với các hệ thống cốt lõi khác như CRM hoặc các công cụ quản lý hồ sơ.
Cuộc hẹn Jotform thêm lịch trình vào các biểu mẫu có thể tùy chỉnh. Nó tích hợp với Lịch Google và Outlook, hỗ trợ email nhắc nhở và bao gồm các tùy chọn tuân thủ HIPAA trên một số gói trả phí.
Setmore cung cấp một trang đặt phòng thân thiện với người dùng, nơi cư dân có thể chọn dịch vụ và thời gian. Nhân viên nhận được xác nhận lịch và thông tin đăng nhập nhóm giúp các bộ phận nhỏ hoặc phi công quản lý quyền truy cập.
Schedly đơn giản hóa việc lên lịch các cuộc hẹn cho các văn phòng chính phủ, hỗ trợ cả nhiệm vụ lễ tân và hành chính. Nó cung cấp các quy tắc phù hợp cho các dịch vụ và chức năng khác nhau có hiệu quả ở các địa điểm khác nhau.
Triển khai phần mềm lên lịch có thể là một quá trình suôn sẻ nếu bạn giữ mọi thứ đơn giản và tập trung vào nhu cầu thực tế của cư dân. Dưới đây là một số gợi ý có giá trị:
Làm theo các bước này sẽ giúp nhân viên xây dựng sự tự tin, khiến cư dân cảm thấy được trân trọng và tích hợp hệ thống vào các dịch vụ hàng ngày.
Các công cụ được lựa chọn tốt giúp các chuyến thăm đến các văn phòng công dễ đoán và công bằng hơn. Bằng cách triển khai các phương pháp dữ liệu an toàn, quy trình đặt lịch hẹn được sắp xếp hợp lý và giao tiếp minh bạch, các đại lý có thể tiết kiệm thời gian của nhân viên và cung cấp trải nghiệm liền mạch hơn cho cư dân.
Các nhà cung cấp được nêu bật trong bài viết này giải quyết các nhu cầu tương tự theo những cách khác nhau, vì vậy hãy kết hợp lựa chọn của bạn với dịch vụ, khối lượng và kế hoạch tích hợp của bạn.
Công cụ lập lịch nào đã tạo ra sự khác biệt trong văn phòng của bạn? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn và giúp các cơ quan khác tìm ra giải pháp phù hợp với cộng đồng của họ.
