VN

Cách xóa hàng loạt email trong Outlook Desktop cổ điển (Hướng dẫn từng bước năm 2025)

#Công cụ AI
2025-10-24 14:489 Đọc trong giây phút

Giới thiệu nội dung
Đặt câu hỏi

Video hướng dẫn này đề cập đến vấn đề thường gặp của hộp thư Outlook đầy và cung cấp cho người xem ba phương pháp hiệu quả để dọn dẹp nó. Phương pháp đầu tiên liên quan đến việc sử dụng tính năng tìm kiếm nâng cao để xác định và xóa hàng loạt các email không mong muốn. Phương pháp thứ hai giải thích cách thiết lập các quy tắc để tự động xóa email dựa trên các điều kiện cụ thể, giúp quản lý các tin nhắn đến. Phương pháp thứ ba minh họa việc sử dụng tính năng tự động lưu trữ, tính năng này tự động xóa hoặc lưu trữ email dựa trên tuổi của chúng. Video nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bảo trì thường xuyên để ngăn chặn hộp thư bị quá tải và đề xuất kiểm tra các quy tắc mới ở quy mô nhỏ trước khi áp dụng chúng cho toàn bộ hộp thư đến. Cuối cùng, người xem được nhắc nhở sao lưu email của họ trước khi thực hiện các thay đổi lớn và được khuyến khích tương tác với nội dung qua việc thích và bình luận về những thành công trong việc dọn dẹp email của họ.

Thông tin quan trọng

  • Video này bàn về việc quản lý hộp thư Outlook gần đầy và cung cấp ba phương pháp đơn giản để dọn dẹp email cũ hoặc không mong muốn.
  • Phương pháp một là sử dụng tìm kiếm nâng cao để làm sạch một lần, nơi người dùng có thể lọc email dựa trên các tiêu chí như ngày tháng và trạng thái đã đọc để chọn và xóa chúng.
  • Phương pháp thứ hai liên quan đến việc tạo ra các quy tắc để tự động xóa các tin nhắn không mong muốn dựa trên các điều kiện đã chỉ định, chẳng hạn như người gửi hoặc từ khóa trong tiêu đề.
  • Phương pháp ba tập trung vào tính năng tự động lưu trữ, tự động dọn dẹp email dựa trên tuổi thọ, giúp duy trì thường xuyên mà không cần sự can thiệp của người dùng.
  • Khán giả được khuyến khích thử nghiệm các quy tắc trên một số lượng email nhỏ và xuất một bản sao lưu nếu không chắc chắn về quy trình dọn dẹp.

Phân tích dòng thời gian

Từ khóa nội dung

Dọn dẹp hộp thư Outlook

Hãy tìm hiểu cách quản lý hộp thư Outlook của bạn khi nó gần đầy. Hướng dẫn này nêu rõ ba phương pháp để xóa các email cũ hoặc không mong muốn: sử dụng tính năng tìm kiếm nâng cao cho các lần dọn dẹp một lần, tạo các quy tắc để xóa tự động, và sử dụng tính năng tự động lưu trữ để tự động dọn dẹp email dựa trên tuổi thọ của chúng.

Tìm kiếm nâng cao

Phương pháp một liên quan đến việc sử dụng tính năng tìm kiếm nâng cao để xóa hàng loạt email. Người dùng có thể chỉ định các điều kiện như ngày nhận và liệu email đã được đọc hay chưa, cho phép họ làm sạch hộp thư của mình một cách hiệu quả.

Quy tắc cho việc Xóa Tự động

Phương pháp hai hướng dẫn cách thiết lập quy tắc để tự động xóa trong Outlook. Người dùng có thể tạo các quy tắc để quản lý email đến dựa trên các điều kiện cụ thể, đảm bảo rằng những tin nhắn không mong muốn sẽ bị xóa tự động.

Lưu tự động

Phương pháp ba giải thích tính năng tự lưu trữ, tính năng này dọn dẹp email dựa trên độ tuổi. Người dùng có thể đặt tần suất Outlook nên chạy tính năng tự lưu trữ và quyết định những gì xảy ra với các mục cũ, cung cấp một cách để giải phóng không gian hộp thư đến mà không cần can thiệp thủ công.

Các câu hỏi và trả lời liên quan

Bạn nên làm gì nếu hộp thư Outlook của tôi gần đầy?

Đừng lo lắng! Bạn có thể xóa email cũ hoặc không mong muốn bằng ba phương pháp đơn giản: tìm kiếm nâng cao cho việc dọn dẹp một lần, tạo quy tắc để xóa tự động, và sử dụng lưu trữ tự động để dọn dẹp theo độ tuổi.

Làm thế nào để tôi sử dụng tính năng tìm kiếm nâng cao trong Outlook?

Để sử dụng tìm kiếm nâng cao, hãy vào tab tìm kiếm, nhấp vào công cụ tìm kiếm và sau đó chọn tìm kiếm nâng cao. Bạn có thể đặt điều kiện như ngày nhận để hỗ trợ việc xóa hàng loạt.

Lợi ích của việc tạo quy tắc trong Outlook là gì?

Tạo quy tắc tự động hóa việc xóa các email không mong muốn dựa trên các điều kiện đã chỉ định, chẳng hạn như người gửi hoặc từ khóa, giúp bạn quản lý hộp thư đến hiệu quả hơn.

Autoarchive là gì và nó hoạt động như thế nào?

Autoarchive làm sạch email dựa trên độ tuổi của chúng. Bạn có thể thiết lập nó trong menu tùy chọn để chạy mỗi vài ngày hoặc vài tuần, chọn cách mà các mục cần có độ tuổi để được lưu trữ hoặc xóa bỏ.

Làm thế nào tôi có thể xóa email vĩnh viễn trong Outlook?

Để xóa email vĩnh viễn, hãy chọn những email bạn muốn xóa và nhấn Shift + Delete. Hãy cẩn thận, vì hành động này không thể được hoàn tác.

Có cách nào để ngăn chặn các email quan trọng bị xoá tự động không?

Có! Khi tạo quy tắc, bạn có thể thêm các ngoại lệ để giữ những email quan trọng từ sếp hoặc khách hàng chủ chốt không bị xóa.

Trước khi áp dụng quy tắc cho toàn bộ hộp thư đến của tôi, tôi nên làm gì?

Nên kiểm tra các quy tắc của bạn trên một tập hợp nhỏ các email trước khi áp dụng chúng rộng rãi để đảm bảo chúng hoạt động như mong đợi.

Tôi có thể lập lịch cho chức năng tự động lưu lại bao lâu một lần?

Bạn có thể lên lịch tự động lưu trữ để chạy mỗi vài ngày hoặc tuần tùy thuộc vào sở thích của bạn, chẳng hạn như mỗi 14 ngày.

Tôi có thể khôi phục lại những email mà tôi có thể đã xóa nhầm không?

Nếu bạn đã xóa email, hãy kiểm tra thư mục mục đã xóa của bạn. Nếu chúng không ở đó, bạn có thể cần kiểm tra bản sao lưu của mình nếu bạn có.

Thêm gợi ý video

Chia sẻ đến: